Kontroll for postmottaket og papirpost gjøres dagen etter.

Søkekriterier:

• Dok.type: I
• Journaldato: Dagens dato

Kontroll:

• Det du selv har journalført vises som lest – ikke uthevet tekst.
• Status - alle journalposter skal ligge i status J.
• Sbh - sjekk at ingen står med dine initialer.
• Journaltittel1 – i følge skriveregler.
• Journaltittel2 – i følge skriveregler: navn, ikke via regjeringen.no, osv.
• Slett dine initialer fra journalposttitler - Ved import fra postmottaket skriver vi våre initialer i emnefeltet, sjekk at du har husket å slette dem - søk opp dine initialer i journalposttittel linje 1.
• Sjekk at Dok.dato-feltet er utfylt. Hent dato fra hoveddokumentet og ikke fra vedlegget (for eksempel når oversendelses e-post/brev settes som vedlegg).
• Forfallsdato – ved høringer.
• Avsender:
  • Ikke e-postadresser  i Navn-feltet
  • Ikke "v/Navn" i Navn-feltet. Personnavn registreres i Attention-feltet
  • Avsenders referansenummer skal registreres
  • Tagging av personnavn hvis avsender er en privatperson. Vurder også om avsender bør skjermes fra offentlig journal hvis journalposten inneholder sensitiv informasjon.
  • Endre personnavn til institusjon eller virksomhet dersom e-posten ikke er fra en privatperson.
  • Navn på avsenderen er ikke alltid likt navn i e-postadressen. Sjekk e-postadressen vs. hvem som signerer brevet.
• Departementsforeleggelse eller høring? Sjekk mottakerliste og legg inn riktig kategori på slutten i tittelfeltet:
  • Er mottakere kun departement: "Departementsforeleggelse"
  • Er mottakere departement, kommuner, fylkeskommuner, interesseorganisasjoner, osv.: "Høring"
• Høringer/departementsforeleggelser mottatt med lenke til høringsnotatet, mottakerliste, vedlegg, osv. - filene skal lastes ned og legges på saken.
• Riktig skjerming/avskjerming
  • Bostøtte – UO2/UO3 hvis personnavn i avsender-feltet
  • Settefylkesmannsaker – sensitive personopplysninger – UO2/UO3 hvis personnavn i avsender-feltet
  • Personalsaker – P3P