Arkivskapar og journaleiningar

Lotteri- og stiftelsestilsynet nyttar Public 360 som eit felles saksbehandlingssystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet. Mottekne dokument blir skanna inn i Public 360 og dokument som vert produsert i tilsynet vert oppretta og lagra i Public 360.

I tillegg til sakarkivet har vi fagsystema Lotteriregisteret og Compus. Origianldokumenta frå desse systema blir arkivert på sentralarkivet.

Arkivtenesta - Organisering og oppgåver

I arkivforskrifta , § 2-1, blir det fastsett følgjande om organisering av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker."

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta syter for registrering og skanning av all post motteke i Lotteritilsynet pr post, telefaks og e-post (journalføring).
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (innkomne skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utredningar, m.v.) og resultatet av saksbehandling (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv og annan oppfølging).
3. Arkivtenesta syter for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta syter og for at det blir teke vare på dokumentasjon av arkivrutinar, arkivsystem og informasjonsberarar.

Avlevering av eldre arkiv

Eldre arkiv skal normalt avleverast etter 25 år.

Elektroniske fagsystem som ikkje er i bruk skal avleverast/deponerast til Riksarkivet når det går ut av bruk. Arkivtenesta har ansvar for at avslutta elektoniske system blir overført til Riksarkivet når systemet går ut av bruk.