Avlevering av papirarkiv - retningslinjer for KMD

Sentrale statlige organer skal avlevere sitt arkivmateriale til Riksarkivet. Hovedregelen er at arkivmateriale skal avleveres når det er 25-30 år gammelt, jfr. forskrift om offentlege arkiv § 5-2, første ledd.

Offentlige utvalg som skaper egne arkiv (jfr. arkivforskriften § 1-2), skal ved nedleggelse overføre arkivet i ordnet stand til oppdragsgiveren (jfr. arkivforskriften § 5-3, tredje ledd). Avlevering av utvalgsarkiv foretas sammen med oppdragsgivers eget arkiv.

1. Kartlegging, grovsortering og proveniens

Før selve ordningen og registreringen starter, er det nødvendig å kartlegge arkivmaterialet og samle inn eventuelle utlånte saker hos saksbehandlere. Undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere, loft, bøttekott, hattehyller eller på andre steder der materiale blir satt bort. Lag en kartleggingsliste over arkivmaterialet og grovsorter arkivet som skal ordnes. Her er det sentralt å identifisere:

-       Arkivskapere

-       Arkivserier (jfr. allment arkivskjema, punkt 5 nedenfor)

-       Proveniens

-       Periodeskiller

-       Arkivhistorikk

-       Arkivnøkler (hvis disse finnes)

Proveniensprinsippet: Arkivmateriale med ulike arkivskapere skal holdes adskilt (ytre proveniens) og den opprinnelige orden og indre sammenheng i den enkelte arkivskapers arkiv skal opprettholdes (indre proveniens). Det betyr bl.a. at dersom et organ har gjennomgått en større omorganisering, så skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen for seg.

2. Rensing, arkivbegrensning, kassasjon og bevaring

Alt som ligger i det uordnede arkivet skal ikke bevares. Dokumenter som ikke har verdi for ettertiden og kontormateriell som er skadelig for papiret skal renses ut.

Rensing: Under gjennomgangen av arkivet må man fjerne gjenstander som ødelegger papiret:

-       Binders

-       Gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!)

-       Plast og gummistrikk

-       Annet som kan skade papiret

Binders kan erstattes med syrefritt ark (vanlig kopipapir) som brettes dobbelt og  holder dokumentene samlet. Om arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke avleveres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal man alltid ta kontakt med Arkivverket.

Arkivbegrensning: I følge Riksarkivets "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver" av 1.12.1999 skal man skille ut følgende ved arkivbegrensning:

-       Trykksaker og annet mangfoldiggjort materiale som ikke er fylt ut. Unntak: Det organet som har utferdiget skal arkivere ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene

-       Konsept, utkast, kladder, ekstra kopier, interne meldinger o.l. som ikke har verdi for saksbehandlingen eller dokumentasjon. Unntak: Konsept med påtegninger som er har dokumentarisk verdi skal arkiveres

-       Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk saksarkiv, jfr. arkivforskriften § 2-13

-       Sakspapirer som medlemmene av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer

-       Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon

Kassasjon: For kassasjon av saker som har vært gjenstand for saksbehandling etter arkivnøkkel i klasse 0, 1 og 2 (organisasjon, økonomi og personalsaker), se Riksarkivarens bestemmelser (Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, Kap. III endret 9.4.2015, og de tidligere bestemmelsene i forskrift av 1.12.1999). For eventuell kassasjon av andre saker som har vært gjenstand for saksbehandling må man sende søknad til Riksarkivet.

Bevaring: Arkivmateriale som ikke faller under punktene over skal bevares. I tillegg gjelder at følgende typer arkivmateriale alltid skal bevares (jfr. Riksarkivets forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver fra 1. desember 1999):

Arkivmateriale eldre enn 1950

Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferater og eventuelle vedleggserier til disse

Organets egne årsmeldinger

Kopibøker og kopiregistre

Journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre

Alle andre former for registre og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, for eksempel arkivnøkler som organet har brukt

Arkivplaner som organet har utformet

Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler e gitt bestemmelser om kassasjon uten spesifiserte unntak

Årsregnskap og hovedbok

Kart, unntatt trykte kart uten påtegninger

Tegninger og fotografi som har inngått som et ledd i den virksomhet organet har drevet

Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg

3. Klausulering, restriksjonsvurdering

Hele eller deler av arkivet kan klausuleres hvis forholdene tilsier det. Kopibøker bør i de fleste tilfeller klausuleres (80 år). I saksarkivet må klausulering og avgradering vurderes under ordning og legges inn under registrering. Klausulering foretatt under arkivering som har mistet sin gyldighet må oppheves. Vanligvis bruker man restriksjonsvurdering på 60 år (f.o.m. journaldato), men i enkelte tilfeller forekommer 80 år og 100 år. Vær spesielt oppmerksom på personsensitivt materiale.

4. Ordning i mapper og bokser

-       De ordnede sakene legges i syrefrie omslag/mapper. Mappene skal merkes med arkivkoder hvis dette finnes, journalnummer og årstall (fra-til). I tillegg kommer gjerne en overskrift, pluss eventuelle tilleggsopplysninger. Overskriften hentes gjerne fra eksisterende mapper – hvis ikke slik finnes må
teksten være dekkende for innholdet og ha gode søkeord med tanke på gjenfinning. Hvis klausulering, skal dette markeres med en gul lapp som fjernes under registrering og boksing.

-       Omslag/mapper legges i godkjente bokser/arkivstykker. Boksene skal være passe fylt opp – uten å være "gravide". Noen journalnummer kan gå over flere arkivbokser – mappene må da nummereres slik at det fremgår at mappene tilhører samme sak. Boksene merkes med blyant med arkivkoder, innhold og årstall.

-       Folio m.m.: Enkelte dokumenter krever folio format (stort format) og andre formater. Man skal unngå å brette eller klippe større formater ned til "passende" A4. Det finnes egne mapper og bokser i folio og andre formater.

-       Fotografier puttes i egne konvolutter (type for svart-hvitt og for farge). Innlimte fotografier må dekkes med syrefritt papir over bildene. Det må fremkomme at mappen inneholder fotografier. Noter dette på mappen og legg det inn under registrering.

-       Arkivnøkler skal også følge med (er vanligvis del av det ordnede saksarkivet).

5. Registrering av materialet - avleveringsliste

Det ferdig ordnede materialet registreres elektronisk i en avleveringsliste. Pr. i dag (april 2018) registrerer KMD i Asta 5.4 etter allment arkivskjema (se under). For en detaljert beskrivelse av fremgangsmåte under registrering: se egen brukermanual for registrering i Asta 5.4. Alt innholdet i arkivet skal listeføres og inneholde eventuelle klausuleringer. I tillegg bør det følge med en tekstbeskrivelse av innholdet i arkivet, gjerne med en omtale av arkivskaper – dette legges inn i Asta. Det ferdige registrerte materialet utgjør en avleveringsliste. Lista skal ha en innholdsfortegnelse. Avleveringslista overleveres elektronisk til Riksarkivet for godkjenning. Før lista sendes til Riksarkivet må man lese korrektur. NB: Ta utskrift av registreringene og les på papir.

6. Etikettering

Når/hvis avleveringslista er godkjent kan man starte etikettering av det ordnede materialet. Etiketter kan man ta ut fra Asta (i Word) og kappe til med papirskjærer. Man må bruke godkjent lim (ulikt lim for protokoller og arkivbokser). Husk forkle – det kan bli mye søl.

7. Fysisk avlevering

Ferdig etikettert materiale avleveres til Riksarkivet når/hvis dette er mulig (p.t. er det inntaksstopp). Arkivstykkene skal ligge i den rekkefølgen som avleveringslista viser. Bruk erfarent transportfirma.

8. Midlertidig oppbevaring/tilbakelån

Materiale kan være godkjent for avlevering, men likevel bli midlertidig oppbevart ved organet, dersom spesielle hensyn tilsier det (avleveringsstopp eller andre praktiske hensyn). Likeledes kan organet låne tilbake avlevert materiale fra Riksarkivet, dersom det er nødvendig.

Kilder og referanser:

Lov om arkiv:

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126

Forskrift om offentlege arkiv, Kap. V:

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1998-12-11-1193#KAPITTEL_5

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivet, trykt utgave 1. desember 1999) + Kap III, endret 9.4.2015:

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12-01-1566#KAPITTEL_3

Riksarkivets veiledning for avlevering: 

https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivavslutning-og-innlevering2/overforing-av-papirarkiver

Bestemmelser om avlevering og overføring av ikke-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltningen (Riksarkivet, trykt utgave, 1. desember 1999)