Arkivet i KMD er organisert som et eget team i Administrasjonsavdelingen i departementet, Dokumentasjonsteamet (DOK). DOK ledes av en avdelingsdirektør som har det daglige ansvaret for departementets arkiv, og som deltar i avdelingens ledergruppe. Ledergruppen ledes av ekspedisjonssjefen. Departementsråden er øverste ansvarlig.
DOK er delt i to grupper; én gruppe jobber i hovedsak med daglig drift, og én gruppe jobber med historiske arkiver. Daglig drift er organisert som en turnusordning hvor alle oppgaver rullerer daglig.
DOK har ansvar for følgende oppgaver:
| Daglig drift
|
- Poståpning (papirpost) - vurdere hva som er arkivverdig
- Postmottak (e-post) - vurdere hva som er arkivverdig
- Journalføring og eventuelt skanning
- Kontroll av metadata for dokumenter som er arkivert eller produsert av saksbehandlerne
- Innsyn - fordele og ekspedere behandlede innsynskrav
- Kvalitetssikring og publisering av offentlig journal til OEP
- 1. linje brukerstøtte (2. linje hos driftsleverandør DSS)
|
| Historiske arkiver
|
- Ordning av papirarkiver (KMDs egne og utvalgsarkiver)
- Registrering i ASTA
- Avlevering av papirarkiver til depot (Riksarkivet)
- Opprydding av elektroniske arkiver (KMDs egne og utvalgsarkiver)
- Deponering av elektroniske arkiver til depot (Riksarkivet)
|
| Øvrige oppgaver
|
- Systemadministrasjon
- Arkivplan
- Rutineutvikling
- Opplæring
- Informasjon
- Utviklingsprosjekter (f.eks. nye versjoner og ny funksjonalitet i sakarkivsystemet)
- Deltakelse i ulike fagfora internt og eksternt
- Veiledningsansvar for arkivene i underliggende etater og virksomheter
|
Saksbehandlere har ansvar for følgende oppgaver:
- Behandle innkommende henvendelser (fra interne og eksterne avsendere)
- Importere arkivverdige dokumenter til sakarkivsystemet (innkommet og utsendt e-post fra egen e-postkonto)
- Produsere utgående brev og notater i sakarkivsystemet
- Bruke sakarkivsystemets funksjonalitet for godkjenning og samarbeid om dokumenter
- Behandle innsynskrav (egen innsynsmodul i sakarkivsystemet)
