Organisering
Arkivtjenestene er felles for hele helseforetaket og er organisert under E-helse, samhandlings- og innovasjonssenteret, avdeling for Digitale tjenester og teknologi.
Sakarkiv
Avdeling for Digitale tjenester og teknologi har system- og kursansvaret for sak- og arkivsystemet Elements (tidligere ephorte) og for utviklingen av rutiner og veiledninger. Arkivfaglig ansvar og overordnet ansvar for eldre fysiske arkiver og arkivlokaler ligger hos arkivansvarlig, samt elektroniske systemer som inneholder arkivpliktig dokumentasjon.
Post- og dokumentseksjonen (PDS) har ansvaret for daglige driftsoppgaver i Elements. PDS betjener UNNs sentrale elektroniske postmottak, mottak av post via Altinn, skanner og registrerer fysiske dokumenter i Elements, kvalitetssikrer registreringene som utføres av saksbehandlere, kvalitetssikrer offentlige postjournal, mottar innsynsbegjæringer, yter support og bidrar til utvikling av nye rutiner. PDS i Tromsø ivaretar også brev- og pakkeforsendelser. PDS har medarbeidere i Tromsø og Harstad og er organisatorisk plassert under avdeling for Digitale tjenester og teknologi
Systemeier for Elements er Helse Nord RHF og Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift.
Pasientarkiv
EPJ-forvaltning har i samarbeid med Helse Nord IKT drifts- og systemansvaret for hovedsystemet Dips og elektronisk pasientjournal (EPJ). EPJ-forvaltning har ansvar for forvaltningen av elektronisk pasientjournal, sekretariatsfunksjonen for lokal og regional forvaltning innenfor klinisk IKT og for innføringen av andre kliniske ikt-systemer og løsninger. De daglige driftsoppgavene utføres av Felles kontorsenter hvor journalarkivet inngår. De ivaretar transkribering av lydfiler, skanner, sørger for utskrift og forsendelse av pasientdokumentasjon, utlån av papirjournaler, vedlikeholder maler og har oppsyn med arbeidsflyt i EPJ i samarbeid med andre enheter i UNN. EPJ-forvaltning og Felles kontorsenter er organisert under E-helse, samhandlings- og innovasjonssenteret og er fordelt på lokalisasjoner i Tromsø, Harstad og Narvik.
Helse Nord IKT har ansvar for teknisk drift.
Fagsystemer
Daglige drift av de ulike fagsystemene ivaretas av den enkelte klinikk/senter/avdeling. Se oversikt over fagsystemer under Elektroniske fagsystemer (ikke komplett liste).
Teknisk drift
Den tekniske driften for elektroniske systemer blir i utstrakt grad ivaretatt av Helse Nord IKT. Oversikt over hvilke system det gjelder, fremkommer i SLA-avtalene (Service Level Agreement).
Avdeling Digitale tjenester og teknologi har ansvar for IKT-avtaleforvaltning, men avtaler for fagsystemer kan være ivaretatt av enhetene selv innenfor de spesifikke fagområdene. For mer detaljerte opplysninger om det enkelte fagsystemet må du kontakte de ulike enhetene for hvert enkelt system, se Elektroniske fagsystemer eller SLA-avtalene.
